Nos fiches électroniques comportent une douzaine de champs autonomes. Il est possible de chercher une séquence de texte SOIT à travers l’ensemble des champs que comportent les fiches, SOIT dans un (ou plusieurs) champs spécifique(s). Les champs suivants sont distingués:
- «Index», où sont énumérés les codes affectés aux différents domaines des études papyrologiques;
- «Index bis», réservé aux renvois aux documents (papyrus, ostraca ou tablettes);
- «Titre», y compris le(s) nom(s) du (ou des) auteur(s);
- «Publication»;
- «Internet», où ne sont signalés en principe que les accès gratuits;
- «Résumé»;
- «S.B. & S.E.G.», avec renvoi aux notices du Sammelbuch et du Supplementum Epigraphicum Graecum (ainsi qu’aux dernières livraisons du Bulletin épigraphique);
- «C.R.», où sont ajoutés, année après année, les comptes rendus publiés dans divers périodiques;
- «N°», attribué de manière définitive (p. ex. 2007-1262, les quatre premiers chiffres faisant écho à l’année de publication; le N° d’une fiche déplacée ou supprimée ne sera pas réattribué);
- «Nom», où sont repris tous les noms mentionnés dans les champs «Titre» et «Résumé» (à l’exclusion des prénoms);
- «Année», où figure l’année de publication (le cas échéant, la première année mentionnée si une publication porte un millésime double, p. ex. 2015-2016).
La «BP en ligne» ne reprend pas le champ «Envoi» où est indiqué, dans la «BP courante», le rang qu’occupe la fiche dans l’envoi (p. ex. 12/1/001).
Dans les champs «Index bis» et «Résumé», les éditions papyrologiques sont citées conformément aux usages de la BP (abréviation, tomaison, ponctuation). Pour les documents désignés par un No. d’Inv., il est renvoyé dans le «Résumé» soit au S.B., soit aux recueils de textes littéraires, médicaux, juifs ou chrétiens (MP3, LDAB, Marganne, van Haelst), sinon à l’ed. princeps.
On pourra consulter en annexe diverses concordances destinées à faciliter la consultation de la BP (téléchargeables, au format pdf):
- Codes: fournit, en plusieurs langues, la clé des index utilisés dans le champ «Index»;
- Sigles papyrologiques: énumère les sigles utilisés pour désigner les recueils de papyrus ou d’ostraca (avec leur correspondants dans la Checklist), en part. dans le champ «Index bis»;
- Sigles épigraphiques: explicite les sigles utilisés pour désigner les recueils d’inscriptions grecques et latines en provenance d’Égypte;
- Périodiques: énumère les sigles utilisés pour désigner les périodiques (avec leurs correspondants dans l’Année Philologique).